Welchen Eindruck hinterlassen Sie?

Im digitalen Zeitalter, in dem der erste Eindruck oft der letzte sein kann, ist es entscheidend, wie Sie und Ihr Unternehmen nach außen hin auftreten. Ob durch E-Mails, Telefonate oder Ihre Online-Präsenz – jeder Kontaktpunkt mit potenziellen Kunden oder Partnern hinterlässt einen Eindruck. Hier sind einige häufige Fehler, die Ihnen bewusst sein sollten und wie Sie diese vermeiden können:

Fehlende oder unvollständige E-Mail-Signatur

Eine professionelle E-Mail-Signatur ist mehr als nur eine Formalität. Sie vermittelt Seriosität und bietet dem Empfänger alle nötigen Informationen auf einen Blick. Eine unvollständige oder fehlende Signatur kann hingegen den Eindruck erwecken, dass Ihr Unternehmen unorganisiert oder unprofessionell ist. Achten Sie darauf, dass Ihre Signatur alle relevanten Informationen enthält: Ihren Namen, Ihre Position, Firmenname, Kontaktinformationen und gegebenenfalls Links zu Ihrer Website oder Social-Media-Profilen. Insbesondere für rechtliche Angaben bei einer GmbH sind der Geschäftsführer und die HRB-Nummer unerlässlich. Diese Angaben sind nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern verstärken auch das Vertrauen in Ihr Unternehmen.

Anrufbeantworter Ansage mit falschen Angaben

Eine veraltete oder falsche Ansage auf Ihrem Anrufbeantworter kann zu Verwirrung und Frustration führen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Ansage aktuell ist und klare, korrekte Informationen enthält. Eine freundliche und präzise Ansage hinterlässt einen positiven Eindruck und zeigt, dass Sie sich um Ihre Kunden kümmern.

Suchmaschinen Ergebnisse mit falschen oder unvollständigen Angaben

Ihre Online-Präsenz beginnt oft mit einer Google-Suche. Falsche oder unvollständige Angaben in Suchmaschinen können potenzielle Kunden abschrecken. Überprüfen Sie regelmäßig, wie Ihr Unternehmen online dargestellt wird, und sorgen Sie dafür, dass alle Informationen korrekt und aktuell sind. Nutzen Sie SEO-Techniken, um sicherzustellen, dass Ihre Webseite leicht zu finden ist.

Lange Reaktionszeit auf Anfragen

Nichts ist frustrierender als eine lange Wartezeit auf eine Antwort. Ob per E-Mail oder Telefon – eine schnelle Reaktion zeigt, dass Sie den Anliegen Ihrer Kunden Priorität einräumen. Implementieren Sie klare Prozesse, um Anfragen zügig zu beantworten und Ihren Kunden das Gefühl zu geben, dass sie wichtig sind.

Kein Rückruf bei Anrufen

Verpasste Anrufe sollten niemals unbeantwortet bleiben. Ein nicht erfolgter Rückruf kann den Eindruck erwecken, dass Sie desinteressiert oder unzuverlässig sind. In der Regel übermitteln die meisten Anrufer ihre Rufnummer, sodass diese bei Festnetz- und Mobiltelefonen angezeigt wird. Dadurch hinterlässt der Anrufer seinen Absender und kann problemlos zurückgerufen werden. Im Idealfall haben Sie in Ihrer Telefonanlage und Ihrem Handy alle wichtigen Kontaktdaten mit Namen und Firmennamen gespeichert. Dadurch wird die Zuordnung der Anrufer kinderleicht und Sie können schnell und effizient auf Anrufe reagieren.

Freizeichen und keiner geht ans Telefon

Es ist äußerst frustrierend, wenn Kunden bei Ihrem Unternehmen anrufen und niemand abhebt, obwohl das Freizeichen ertönt. Oft liegt dies an einer falsch programmierten Telefonanlage. Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Telefonanlage und stellen Sie sicher, dass Anrufe korrekt weitergeleitet werden und immer jemand erreichbar ist.

Website mit unvollständigen Angaben und Links

Ihre Website ist Ihr digitales Schaufenster. Unvollständige Angaben oder fehlerhafte Links können potenzielle Kunden schnell abschrecken. Halten Sie Ihre Website stets aktuell, stellen Sie sicher, dass alle Informationen vollständig sind und überprüfen Sie regelmäßig, ob alle Links funktionieren.

Social Media: keine aktuellen Posts mehr

Social Media ist ein mächtiges Werkzeug zur Kundenbindung und -gewinnung. Ein vernachlässigtes Profil kann jedoch das Gegenteil bewirken und den Eindruck erwecken, dass Ihr Unternehmen nicht mehr aktiv ist. Planen Sie regelmäßige Beiträge und interagieren Sie mit Ihren Followern, um eine lebendige und ansprechende Präsenz zu erhalten.

Texte von Mails und Anschreiben mit Rechtschreibfehlern

Rechtschreibfehler in E-Mails und Anschreiben können den Eindruck mangelnder Professionalität hinterlassen. Nutzen Sie Rechtschreibprüfungen und lassen Sie wichtige Schreiben von einem Kollegen gegenlesen. Sorgfältig geschriebene Texte spiegeln Ihre Kompetenz und Ihr Engagement wider.

Falsche Anrede/Ansprache beim Adressaten

Eine falsche Anrede kann peinlich und unprofessionell wirken. Achten Sie darauf, die korrekten Namen und Titel Ihrer Ansprechpartner zu verwenden. Ein sorgfältiger Umgang mit Namen zeigt Respekt und Aufmerksamkeit.

Reaktionszeit für Antworten

Schnelle Reaktionszeiten sind wichtig, aber manchmal lässt sich eine sofortige Antwort nicht realisieren, besonders wenn man unter Druck steht. Lassen Sie Ihre Kunden jedoch nicht zu lange auf eine Antwort warten. Geben Sie eine kurze Zwischenmeldung, um Ihre Verfügbarkeit zu signalisieren. Zum Beispiel: „Vielen Dank für Ihre Nachricht, ich werde mich in den nächsten Tagen bei Ihnen melden.“ Dies zeigt, dass Sie die Anfrage erhalten haben und daran arbeiten, eine ausführliche Antwort zu geben.

Fazit

Der erste Eindruck zählt – und wenn dieser negativ ausfällt, kann dies weitreichende Folgen haben. Negative Mundpropaganda und schlechte Online-Bewertungen können Ihrem Unternehmen erheblichen Schaden zufügen. Um solche Situationen zu vermeiden, ist es wichtig, auf jedes Detail Ihrer Kommunikation und Präsenz zu achten.

Wir, die NOWAK Werbeagentur, können Ihnen dabei helfen. Mit unserer Unterstützung vermeiden und beheben Sie die oben genannten Fehler, um stets einen positiven und professionellen Eindruck zu hinterlassen. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und lassen Sie uns gemeinsam sicherstellen, dass Ihr Unternehmen stets im besten Licht erscheint!

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