Digitale Transformation in der NOWAK Werbeagentur

Effizienzsteigerung durch digitale Prozesse

Ich, Rainer-Bülent Nowak, Inhaber der NOWAK Werbeagentur, war schon immer am Puls der Zeit, wenn es um Trends, Innovationen, Techniken und Neuigkeiten geht. Schon zu den Anfängen des Internets habe ich die Entwicklungen genau verfolgt, und aktuell nutze ich die Möglichkeiten, die uns die KI bietet. Ohne dieses Gespür wäre es ungleich schwerer gewesen, dieses Know-how auch unseren Kunden und Projekten zu widmen. Und das bereits seit 34 Jahren.

Die digitale Transformation hat die NOWAK Werbeagentur maßgeblich verändert und verbessert. Durch gezielte Umstrukturierung und den Einsatz moderner digitaler Werkzeuge konnten wir unsere internen und externen Workflows deutlich optimieren. In diesem Blog-Beitrag geben wir Ihnen einen Einblick in unsere digitale Reise und zeigen anhand konkreter Beispiele, wie wir durch den Einsatz von Microsoft 365, WhatsApp, Cloud-Telefonie und weiteren Technologien effizienter arbeiten und unseren Kundenservice auf ein neues Level gehoben haben.

1. Microsoft 365 als zentrale Kommunikationsplattform

Microsoft 365 ist das Herzstück unserer Kommunikationsinfrastruktur. Hier einige spezifische Maßnahmen, die wir implementiert haben:

1.1 Kundenkommunikation über E-Mail

Jeder Kunde erhält bei uns eine eigene E-Mail-Adresse, die in ein zentrales Sammelpostfach geleitet wird. Diese Struktur ermöglicht es uns, die Kommunikation mit jedem Kunden effizient und nachvollziehbar zu gestalten. Definierte Teammitglieder überwachen den Eingang der E-Mails und sind für deren Bearbeitung verantwortlich. Diese klare Zuteilung von Verantwortlichkeiten sorgt dafür, dass keine Nachricht verloren geht und Anfragen schnell beantwortet werden können.

1.2 Projektmanagement mit dem Microsoft Planner

Der Microsoft Planner ist unser zentrales Werkzeug für das Projektmanagement. Mit ihm haben wir stets einen Überblick über sämtliche Projekte und die damit verbundenen Workloads. Jeder Mitarbeiter kann seine Aufgaben und Deadlines einsehen, was die Transparenz erhöht und die Zusammenarbeit fördert. Durch die Visualisierung der Projektfortschritte können wir Engpässe frühzeitig erkennen und proaktiv handeln.

2. Schnelle Kommunikation über WhatsApp

Für die schnelle und unkomplizierte Kommunikation mit unseren Kunden nutzen wir WhatsApp-Gruppen. In diesen Gruppen sind die unterschiedlichsten Leute zu finden: von der Geschäftsleitung über die Montagegruppe, die uns die aktuellsten Fotos der Baustelle liefern, bis zur Assistentin, die die Social Media Posts freigibt. Ein Daumen nach oben bedeutet immer: Freigabe / Go! 😊 Diese direkte Kommunikationslinie ermöglicht es uns, schnell auf Anfragen zu reagieren und Feedback in Echtzeit zu erhalten. Insbesondere bei dringenden Projekten oder kurzfristigen Änderungen hat sich WhatsApp als äußerst effektiv erwiesen.

3. Wissensmanagement und Passwortsicherheit

Um unser gesammeltes Wissen effizient zu verwalten und für alle zugänglich zu machen, setzen wir auf ein eigenes Wikials Wissensdatenbank. Hier sind alle wichtigen Informationen, Prozesse und Best Practices hinterlegt, auf die jeder Mitarbeiter jederzeit zugreifen kann. Zusätzlich nutzen wir einen Passwortmanager, um die wichtigsten Zugänge und Login-Daten sicher und zentral zu verwalten. Dies gewährleistet, dass alle Mitarbeiter schnell und sicher auf die notwendigen Ressourcen zugreifen können, ohne Sicherheitsrisiken einzugehen.

4. Ortsunabhängige Telefonie durch Cloud-Telefonanlage

Unsere TK-Anlage in der Cloud ermöglicht es uns, unabhängig von unserem Standort zu telefonieren. Auch wenn die meiste Kommunikation per E-Mail und Chat geführt wird, ist das Telefonieren immer noch nicht komplett wegzudenken. Wir sind nicht mehr an feste Telefonapparate gebunden und können unsere Kunden von überall aus betreuen. Diese Flexibilität ist besonders in Zeiten von Homeoffice und mobilen Arbeitsplätzen ein großer Vorteil.

5. Festnetznummer integriert in Microsoft Teams

Durch die Integration unserer Festnetznummer in Microsoft Teams sind wir jederzeit unter einer zentralen Nummer erreichbar. Dies erleichtert die Erreichbarkeit und vereinfacht die Kommunikation, da alle Anrufe direkt über Teams abgewickelt werden können.

6. Dateiablage via Cloud

Die intensive Nutzung von Cloud-Diensten für die Dateiablage ermöglicht es uns, von überall auf unsere Daten zuzugreifen. Dies fördert die Zusammenarbeit, da mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an Dokumenten arbeiten können. Zudem sind unsere Daten durch regelmäßige Backups und Sicherheitsmaßnahmen stets geschützt.

7. Eigene Softwarelösung zur Jobverwaltung und Zeiterfassung

Unsere eigene Softwarelösung zur Jobverwaltung und Zeiterfassung hilft uns, den Überblick über laufende Projekte und die dafür aufgewendete Zeit zu behalten. Dabei ist es auch sehr wichtig, dass das Controlling und der Cashflow reibungslos läuft, und diese Tools helfen uns dabei. Diese Software ist speziell auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten und unterstützt uns dabei, effizienter zu arbeiten und die Produktivität zu steigern.

8. Moderne Arbeitsplätze mit MacBooks

Unsere Arbeitsplätze sind ausschließlich mit MacBooks ausgestattet. Diese Entscheidung basiert auf der hohen Zuverlässigkeit und der intuitiven Bedienung der Geräte. Jeder Mitarbeiter kann durch zusätzliche Hardware wie Monitore und externe Tastaturen seinen Arbeitsplatz ausstatten und beim schönen Wetter mit dem MacBook von zuhause aus bequem arbeiten. Mit leistungsstarken Laptops können wir unsere Kreativität voll ausschöpfen und sind gleichzeitig flexibel und mobil.

9. Einsatz von Künstlicher Intelligenz

Die intensive Unterstützung durch Künstliche Intelligenz (KI) ist ein weiterer Baustein unserer digitalen Transformation. KI hilft uns, repetitive Aufgaben zu automatisieren, Daten zu analysieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Dadurch können wir uns stärker auf kreative und strategische Aufgaben konzentrieren.

Fazit

Durch die konsequente Umsetzung unserer digitalen Strategie haben wir die Effizienz unserer internen Prozesse erheblich gesteigert und die Zusammenarbeit sowohl intern als auch mit unseren Kunden optimiert. Die digitale Transformation ist ein fortlaufender Prozess, der uns kontinuierlich neue Möglichkeiten eröffnet, um noch besser und schneller auf die Bedürfnisse unserer Kunden einzugehen.

Falls Sie Fragen zu unserer digitalen Transformation haben oder wissen möchten, wie wir auch Ihr Unternehmen unterstützen können, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Lassen Sie uns gemeinsam die Chancen der Digitalisierung nutzen!